Retouches manuelles
À l’aide des retouches manuelles, le résultat d’une fonction peut être vérifié et, si nécessaire, corrigé par l’utilisateur. Dans le cas des fonctions de dédoublonnage, les adresses qui sont reconnues en tant que doubles sont représentées sous forme de groupes de doublons. En plus des données qui sont relevant pour la comparaison, le contenu de toutes les autres colonnes de la table, qui ne sont pas inclus dans la comparaison, sont aussi représentées. En se fondant sur ces informations, l’utilisateur peut alors décider lesquelles des adresses en double devront effectivement être supprimées.
Le protocole de suppression
Le protocole de suppression est la forme imprimable des enregistrements en double. Deux formes du protocole de suppression sont disponibles, l’un qui est relativement court et compact, l’autre qui est mieux lisible, même s’il est beaucoup plus long. Avec les deux formes, la sortie peut être enregistrée avec différents types de fichier: PDF, le HTML, texte, CSV, MHT, EXCEL, RichText (rtf) et des graphiques sont possibles. En outre, la sortie dans ces formats de fichier peut aussi être envoyée en annexe par email ou imprimée.
Protocole des résultats
Avec les fonctions de dédoublonnage, le protocole de résultats est essentiellement la forme imprimable des résultats de déduplication. Les possibilités d’imprimer, enregistrer ou envoyer par email sont semblables à celles pour le protocole de suppression.
Supprimer dans la table source
Avec toutes les fonctions qui servent à supprimer des enregistrements, les résultats de la fonction peuvent aussi être appliqués directement sur la table source. Les enregistrements marqués d'une croix rouge dans les retouches manuelles seront supprimés dans la table source.
Exporter le résultat
Lors de l'exportation du résultat, les données du tableau d'origine sont écrites dans un nouveau fichier avec toutes les colonnes existantes, conformément au résultat de la fonction. Pour ce fichier, on peut opter pour le format CSV ou Excel.
En général, toutes les données du tableau d'origine sont reproduites dans le nouveau fichier. Dans les cas des fonctions de comparaison, c'est-à-dire toutes les fonctions dont le résultat peut être utilisé pour effacer certains champs de données, on a le choix entre les variantes suivantes:
- Le volume restant (nettoyé): c'est là que toutes les données sont écrites, sauf celles qui sont destinées à être effacées et qui sont marquées comme telles.
- Les données du résultat uniquement: on ne trouve ici que les données qui ont été marquées pour la suppression.
Lors de la comparaison de deux tableaux, il est également possible de choisir lequel de ces tableaux servira de source de données pour le fichier à créer.
Fichier de doublons
Avec le fichier de doublons, le résultat est enregistré dans un fichier séparé. Vous pouvez choisir si le fichier de doublons doit être enregistré en format CSV ou Excel. En se basant sur ce fichier, d’autres requêtes supplémentaires peuvent être construites, pour, par exemple, supprimer ou transférer des interlocuteurs dans une deuxième table. Les données peuvent être enregistrées dans deux formats différents: soit dans une forme où seulement le numéro d’adresse et de doublon de l’enregistrement en particulier est écrit sur chaque ligne, soit dans l’autre forme où le numéro d’adresse de l’enregistrement à supprimer ainsi que de celui à conserver sont enregistrés sur une ligne à côté du numéro de doublon.
Marquer les enregistrements
Les enregistrements en double peuvent aussi être marqués dans la table, soit avec le numéro de doublon, ou avec un simple indicateur de suppression. Ici aussi, cette indication peut être utilisée pour construire des requêtes supplémentaires.
Traiter à l’aide d’une procédure stockée
Les résultats peuvent également être traités en utilisant une procédure stockée spéciale dans la base de données. Naturellement, ceci n’est possible qu’avec les serveurs de base de données. Ici aussi, cette possibilité peut être utilisée pour ajouter d’autres actions à l’opération de suppression, comme par exemple, des opérations secondaires de suppression ou le transfert d’informations provenant de l’adresse qui sera supprimée à celle qui sera conservée.
Enrichir les données
Les résultats peuvent aussi être utilisés pour transférer des informations d’une table à l’autre. L’utilisateur peut décider quels champs de données devront être utilisés à cette fin. Par exemple, le champ de données dans une des tables qui contient le numéro de téléphone peut être désigné comme champ de données source, et dans l’autre table, un champ de données qui est encore vide peut être désigné comme cible ou, si nécessaire, le contenu du champ de données cible peut être remplacé par les données provenant de la table source. S’il la table cible s’agit d’un fichier Excel, alors un champ de données existant peut être indiqué comme cible, ou le logiciel peut créer un nouveau champ de données à cette fin. Avec tous les autres formats de données, le champ de données cible doit déjà exister dans la table. En autres mots, les résultats de la fonction établissent une relation entre les enregistrements individuels des deux tables, qui peut alors être utilisé pour complémenter les informations de certains champs de données d’une table dans l’autre.
En option, pour les enregistrements enrichis d’informations supplémentaires, il est possible de laisser une indication qui renseigne quant à la provenance de ces données. Cette indication est nécessaire afin de pouvoir satisfaire intégralement au droit à l’information et ainsi répondre à diverses exigences de législation en matière de protection des données, comme par exemple le RGPD (règlement général sur la protection des données).
Compléter des enregistrements
Compléter des enregistrements consiste à transférer les données basées sur le résultat d’un enregistrement à un autre afin de compléter ce dernier.
Regrouper les enregistrements
Le regroupement d’enregistrements s'effectue en deux étapes:
- Les enregistrements marqués d’une croix rouge dans les retouches manuelles sont supprimés.
- En outre, les colonnes sélectionnées dans les enregistrements restants sont complétées par des données provenant des enregistrements supprimés.